arhivadlwms

DokumentPredavanja Ivan Boban

MPP - P4 - Tehnike prikupljanja činjenica o IS - 2026/2027

Tekst dokumenta600 redova
  1. TEHNIKE PRIKUPLJANJA
  2. ČINJENICA
  4. 2
  5. TEHNIKE PRONALAŽENJA
  6. ČINJENICA
  7. Sistemski zahtjevi ovise o sposobnosti analitičara
  8. da otkrije probleme i mogućnosti koje postoje
  9. u trenutnom sistemu - zato analitičar mora
  10. biti vješt u prepoznavanju problema
  11. mogućnosti i zahtjeva. Svi postupci
  12. sistemske analize zahtjevaju otkrivanje
  13. zahtjeva u nekoj formi.
  14. Otkrivanje zahtjeva je proces koji koriste
  15. sistemski analitičari za identificiranje i
  16. izolovanje sistemskih problema i korisničkih
  17. zahtjeva za nova rješenja.
  19. 3
  20. TEHNIKE PRONALAŽENJA
  21. ČINJENICA
  22. Pronalaženje činjenica je proces prikupljanja
  23. informacija o sistemskim problemima,
  24. mogućnostima, zahtjevima za rješenjima i
  25. prioritetima. Postupak se zove prikupljanje
  26. informacija (information gathering).
  27. Tehnike prikupljanja činjenica uključuju:
  28. ◼
  29. Pregled postojeće dokumentacije,
  30. izvještaja, formi, fajlova, baza podataka i
  31. bilješki.
  32. ◼
  33. Traženje relevantne literature, testiranje
  34. tuđih riješenja i pretragu Internet
  35. stranica.
  36. ◼
  37. Promatranje trenutnog sistema u radu i
  38. radnom okruženju.
  39. ◼
  40. Ankete menadžmenta i korisnika.
  41. ◼
  42. Intervjue sa odgovarajućim menadžerima,
  43. korisnicima i raspoloživom tehničkom
  44. radnom snagom.
  46. 4
  47. TEHNIKE PRONALAŽENJA
  48. ČINJENICA
  49. Pregled postojeće dokumentacije
  50. Observacija
  51. Upitnici
  52. Intervju
  53. JRP (Joint Requrements Planning)
  55. 5
  56. ODMAH INTERVJUISATI?
  57. Premisa A: Sistem je za ljude!
  58. Premisa B: Uključenje korisnika u proces razvoja
  59. IS-a je od esencijalne važnosti
  60. za uspjeh projekta!
  61. Premisa C: Intervju je najkvalitetnija tehnika
  64. pronalaženja činjenica!
  65. Zaključak: Odmah intervjusati!
  66. POGREŠNO!
  68. 6
  69. ZAŠTO JE POGREŠNO?
  70. Nedostaju još neke "životne" premise:
  71. Vrijeme je novac!
  72. Ljudi imaju svakodnevne poslove koje MORAJU
  73. uraditi!
  74. Samo neiskusni analitičari odmah intervjuišu.
  75. Dobro je prvo prikupiti što više činjenica drugim
  76. metodama.
  78. 7
  79. MOGUĆA STRATEGIJA
  80. 1. Saznaj što više iz postojećih normativa,
  81. dokumenata i izvještaja. Fascinantno je koliko
  82. se o organizaciji može saznati iz raznorazne
  83. dokumentacije.
  84. 2. Ako je to prikladno, posmatraj sistem. Samo
  85. gledaj, ništa ne pitaj, pravi zabilješke, skiciraj
  86. šeme. Budi siguran da ljudi znaju da posmatraš
  87. sistem, a ne njih, da bi se što prirodnije
  88. ponašali.
  90. 8
  91. MOGUĆA STRATEGIJA
  92. 3. Na osnovu dotadašnjih saznanja dizajniraj i
  93. distribuiraj upitnike da dodatno razjasniš ono
  94. što ti nije jasno. Ovo također troši vrijeme
  95. korisnika, ali korisnik može birati to vrijeme.
  96. 4. Sada radi direktno sa ljudima (intervjui).
  97. Većinu činjenica već znaš, a direktan kontakt
  98. koristiš da razjasniš ono što je najvažnije i
  99. najkomplikovanije.
  100. 5. Revidiraj saznanja. Koristi sve tehnike da
  101. kontinuirano verificiraš činjenice (obično intervju i
  102. posmatranje)
  104. 9
  105. SAVRŠENA STRATEGIJA?
  106. NE POSTOJI!
  107. Postoji samo optimalna strategija za
  108. konkretnu situaciju (optimizacija vlastitog i
  109. korisničkog vremena).
  111. 10
  112. Tehnike pronalaženja činjenica
  113. Pregled postojeće dokumentacije
  114. Observacija
  115. Upitnici
  116. Intervju
  117. JRP (Joint Requrements Planning)
  119. 11
  120. Pregled dokumentacije
  121. Obično se koristi kao prva tehnika
  122. pronalaženja činjenica
  123. Pregledom dokumentacije se može steći
  124. veoma dobar osjećaj za sistem koji se analizira
  125. Dobar analitičar uvijek prvo pregleda dostupnu
  126. dokumentaciju, a nakon toga razgovara s
  127. ljudima
  129. 12
  130. Pregled - prvi prolaz
  131. Organizacijska šema
  132. prvo saznaj organizaciju sistema (šema ne
  133. mora biti u formi šeme, to može biti neki
  134. normativni akt iz kojeg se može nacrtati
  135. šema)
  136. Istorija projekta
  137. pregledaj dokumentaciju koja je relevantna za
  138. istoriju projekta: dokumenti koji ukazuju
  139. na probleme zbog kojih je pokrenut
  140. projekt, interorganizacijski dopisi, studije,
  141. analize, projektni zadatak, ...
  143. 13
  144. Pregled - drugi prolaz
  145. Dokumenti koji opisuju poslovne funkcije
  146. relevantne za analizu
  147. ◼
  148. organizacijska misija i strategijski planovi
  149. ◼
  150. formalni ciljevi organizacije
  151. ◼
  152. uputstva i pravila poslovne politike
  153. ◼
  154. opisi procedura rada i sistematizacija radnih
  155. mjesta
  157. 14
  158. Pregled - treći prolaz
  159. Transakcijski dokumenti
  160. ◼
  161. različite forme transakcijskih dokumenata
  162. (fakture, narudžbe, rješenja, odluke, …)
  163. ◼
  164. manuleni i kompjuterizirani registri
  165. Izvještaji
  166. ◼
  167. manuelni i kompjuterizirani
  168. ◼
  169. dnevni, sedmični, mjesečni, tromjesečni,
  170. godišnji
  172. 15
  173. Ne zaboravite...
  174. ...ako već postoji kompjuteriziran informacioni
  175. sistem ili je nekada već bio planiran:
  176. ◼
  177. razni dijagrami i šeme
  178. ◼
  179. projektni repozitoriji
  180. ◼
  181. projektna dokumentacija
  182. ◼
  183. programska dokumentacija
  184. ◼
  185. korisnička uputstva i priručnici
  187. 16
  188. Zastarjela dokumentacija
  189. Nije nevažna
  190. Daje osjećaj za evoluciju sistema
  191. Treba je pregledati i imati na umu da je
  192. potrebno "ažurirati" činjenice pomoću druge
  193. dokumentacije ili drugih tehnika
  195. 17
  196. Problem!
  197. Ne možete pregledati sve
  198. Naročito kod transakcijskih dokumenata
  199. ◼
  200. sasvim je normalno da organizacija ima
  201. godišnje npr. N*10.000 naloga za knjiženje i
  202. N*100.000 stavki za knjiženje
  203. ◼
  204. sasvim je normalno da se dnevno napravi
  205. na desetine računa
  206. ◼
  207. ...
  209. 18
  210. Sampliranje
  211. je proces prikupljanja i pregledanja uzoraka
  212. dokumentacije.
  213. Pravilo broj jedan za izbor uzorka:
  214. Nikad ne pregledaj prazne
  215. formulare.
  216. Prazni formulari ne govore mnogo o tome
  217. kako se koriste, da li se uopće koriste i da li
  218. se možda pogrešno koriste.
  220. 19
  221. Pravilo broj dva
  222. Pregledaj dovoljno primjeraka tako da
  223. identifikuješ sve moguće situacije i
  224. izuzetke.
  225. Sasvim jasno
  226. Ali, kako odrediti da li je uzorak dovoljno
  227. velik da bi se sasvim sigurno ispoštovalo
  228. pravilo broj dva?
  229. NIKAKO!
  231. 20
  232. Određivanje veličine uzorka
  233. Nikada ne možete biti sasvim sigurni, ali
  234. možete koristiti neke statističke metode
  235. Postoji jednostavna i pouzdana formula:
  236. Veličina uzorka =
  237. Faktor sigurnosti
  238. 1
  239. 4
  240. Prihvatljiva greška
  241. 2
  242. Željena sigurnost - koliko želite biti sigurni, npr. 90%
  243. Prihvatljiva greška = 1 - Željena sigurnost (1-0,9)
  244. Faktor sigurnosti se određuje tabelarno na osnovu Željene
  245. sigurnosti
  247. 21
  248. Tipične vrijednosti
  249. Željena sigurnost
  250. 0,95
  251. 0,90
  252. 0,80
  253. Faktor sigurnosti
  254. 1,960
  255. 1,645
  256. 1,281
  257. Veličina uzorka
  258. 385
  259. 68
  260. 11
  261. Dakle, ako želite biti 90% sigurni da pregledani nalozi
  262. za knjiženje ne uključuju varijacije kojih nema van tog
  263. uzorka, morate pregledati 68 naloga.
  265. 22
  266. Kako izabrati uzorak?
  267. Slučajni uzorak
  268. ◼
  269. Bez ikakve šeme, slučajnim izborom
  270. Stratifikacija
  271. ◼
  272. Sistematično izabiranje po nekom pravilu
  273. ili formuli (npr. "Svaki dan po dva prva.")
  274. ako se primjeni zgodno pravilo može
  275. isključiti specifičnosti nekog dijela
  276. organizacije ili nekog vremenskog
  277. perioda
  278. zgodno za kompjuterizirane dokumente
  279. - može se napraviti program za izbor
  281. 23
  282. Tehnike pronalaženja činjenica
  283. Pregled postojeće dokumentacije
  284. Observacija
  285. Upitnici
  286. Intervju
  287. JRP (Joint Requrements Planning)
  289. 24
  290. Observacija
  291. je tehnika prikupljanja činjenica gdje analitičar
  292. učestvuje u radu i/ili posmatra kako ljudi rade
  293. sa ciljem da uči o sistemu.
  294. Obično se koristi za validaciju podataka dobijenih
  295. drugim tehnikama ili u slučajevima kada
  296. korisnici nisu u stanju da objasne neke
  297. probleme ili aspekte funkcionisanja sistema.
  299. 25
  300. Prednosti
  301. Daje vrlo pouzdane podatke.
  302. Omogućava analitičaru da vidi tačno što se
  303. dešava, što je dobro u slučajevima kada je
  304. nešto teško objasniti.
  305. Omogućava da se uoče činjenice koje korisnici
  306. nisu smatrali važnim.
  307. Relativno jeftina tehnika.
  309. 26
  310. Nedostaci
  311. Mijenjaš ono što observiraš. Ljudi se obično
  312. osjećaju nekomforno kada ih neko posmatra i onda
  313. se ne ponašaju kako je to uobičajeno.
  314. Mali uzorak. Sasvim je moguće da posmatrana
  315. situacija nije tipična.
  316. Moguće nezgodno mjesto i vrijeme.
  317. Nezgodna reakcija posmatranih. Moguće je da će
  318. se ljudi shvatiti da je u pitanju neka vrsta kontrole i
  319. učinit će da vidiš ono što oni žele da vidiš.
  321. 27
  322. Kada?
  323. Prvo u periodima normalnog odvijanja
  324. aktivnosti
  325. Kasnije u kritičnim periodima ("špicama"), kada
  326. su zaposleni opterećeni i pod pritiskom
  327. Eventualno i u relaksirajućim periodima, da bi
  328. se saznalo na šta ljudi troše višak vremena
  330. 28
  331. Ko?
  332. Iskusniji analitičari
  333. Jednu grupu ljudi treba da "prati" jedan
  334. analitičar, vremenom se "familijarizira" sa
  335. okruženjem i manje utiče na realnost
  337. 29
  338. Šta?
  339. Sampliranje
  340. Moguće je koristiti slične tehnike sampliranja
  341. kao i kod određivanja uzorka kod pregleda
  342. dokumentacije
  343. Veći broj posmatranja u slučajnim
  344. vremenskim razmacima - slučajni vremenski
  345. razmaci i veći broj posmatranja manje
  346. uznemiravaju ljude
  348. 30
  349. Zašto?
  350. Svaka observacija mora imati cilj
  351. Ako nemate jasno definisan cilj, vjerovatno ste
  352. tu zato što "ne znate odakle da počnete sa
  353. analizom", pa tražite ideje u samom sistemu -
  354. revidirajte kompletan plan analize
  355. Posmatrajte što više, ali ne sve - najvažnije je
  356. ono zbog čega ste došli
  358. 31
  359. Tehnike pronalaženja činjenica
  360. Pregled postojeće dokumentacije
  361. Observacija
  362. Upitnici
  363. Intervju
  364. JRP (Joint Requrements Planning)
  366. 32
  367. Intervju - tehnika prikupljanja
  368. činjenica
  369. Veoma korisna tehnika
  370. Ljudi su najvažniji dio informacionog
  371. sistema
  372. Veoma delikatna tehnika
  373. Traži dobre komunikacijske sposobnosti
  375. 33
  376. Prednosti
  377. Motivacija sugovornika - više
  378. informacija
  379. Osjećaj punog učešća u projektu
  380. Praćenje neverbalnih reakcija
  382. 34
  383. Mane
  384. Skupa tehnika - traži vrijeme
  385. Isuviše ovisna od ličnih sposobnosti analitičara
  386. Može biti nepraktična zbog fizičkih lokacija
  388. 35
  389. Pet koraka
  390. 1. Definisanje cilja
  391. 2. Koga intervjuisati i ko intervjuiše?
  392. 3. Ugovaranje i pripremno istraživanje
  393. 4. Priprema intervjua
  394. 5. Vođenje intervjua
  395. 6. Analiza rezultata intervjua
  397. 36
  398. Definisanje cilja
  399. Intervju mora imati cilj.
  400. Ne idite na intervju ako niste jasno definisali cilj.
  401. Konkretni ciljevi zavise od konkretne situacije
  403. 37
  404. Koga intervjuisati?
  405. Važni su oni koji:
  406. ◼
  407. imaju moć
  408. ◼
  409. mogu davati prijedloge
  410. ◼
  411. imaju veliko znanje
  412. ◼
  413. u početku su ukazali na probleme
  414. Optimizirati broj osoba koje se intervjuišu,
  415. vrijeme je skupo
  416. Najbolje: Jedna osoba - jedan intervju
  418. 38
  419. Ko intervjuiše?
  420. Intervju je delikatna tehnika. Ne preporučuje
  421. se da intervju samostalno vode neiskusni
  422. analitičari.
  423. Koliko analitičara?
  424. Nikad jedan, najbolje dva, maksimalno
  425. tri!
  427. 39
  428. Ugovaranje intervjua
  429. Najbolje direktno
  430. Indirektno: Što "veći" šef to bolje.
  431. Nikako kao naređenje
  432. Dobar timing
  434. 40
  435. Pripremno istraživanje
  436. Razmotrite profil osobe sa kojom ćete
  437. razgovarati
  438. Koncentrišite se na ciljeve intervjua
  439. Osvježite pamćenje o problematici
  440. Istražite "okruženje" problematike
  441. Analizirajte dostupnu dokumentaciju
  443. 41
  444. Priprema - Sadržaj
  445. Ne idite na intervju ako ne znate ŠTA treba da
  446. saznate
  447. Nema univerzalnog sadržaja, uvijek zavisi od
  448. konkretnog projekta i konkretnih ciljeva
  449. intervjua
  450. Možete izgraditi i koristiti kontrolne liste, ali ne
  451. bukvalno shvaćene, već UVIJEK u kontekstu
  452. konkretne organizacije, konkretnog projekta i
  453. konkretnog intervjua
  455. 42
  456. Priprema - Pitanja
  458. Predefinisana pitanja
  460. Situaciona pitanja
  462. Test pitanja
  463. Intervju je mješavina sva tri tipa pitanja
  464. Postoje i:
  465. ◼
  466. tipična situaciona pitanja
  467. ◼
  468. startna pitanja
  470. 43
  471. Pitanja - Nepoželjna pitanja
  472. Prejako vođenje korisnika
  473. Nedovoljno vođenje korisnika
  474. Sugerisanje
  475. Isuviše detalja
  476. Nejasno izražavanje
  477. Višestruka negacija
  478. Podcjenjivanje sugovornika
  479. Preduga pitanja
  481. 44
  482. Priprema - Interni upitnik
  483. Skup predefinisanih i mogućih situacionih
  484. pitanja
  485. U pisanoj formi ili "u glavi"
  486. NIKAD ga ne pokazujte sugovorniku
  487. Pomaže u vođenju intervjua, ne dozvoljava
  488. vam da isuviše "odlutate" od ciljeva intervjua
  490. 45
  491. Priprema - Zabilješka
  492. Već u pripremi se odlučite hoćete li voditi
  493. zabilješke ili ne
  494. Za online intervju odlučiti se da li će se snimati
  495. ili ne
  496. Da: Ne zaboravljate bitne informacije
  497. NE:
  498. ◼
  499. odvlači pažnju
  500. ◼
  501. umanjuje koncentraciju
  502. ◼
  503. umanjuje mogućnost praćenja govora tijela
  504. ◼
  505. obeshrabruje iskrenost sugovornika
  507. 46
  508. Zabilješke
  509. Ako ne vodite zabilješke, niti snimate online
  510. sastanak:
  511. ◼
  512. neka intervju bude kratak
  513. ◼
  514. ODMAH nakon intervjua zapišite o čemu ste
  515. razgovarali
  516. ◼
  517. ne organizujte dva intervjua jedan za drugim
  518. ◼
  519. ako je nešto izuzetno važno, pitajte sugovornika
  520. možete li to zapisati
  521. Čak i ako ne vodite zabilješke, niti snimate
  522. intervju potrebno je imati olovku i papir
  524. 47
  525. Priprema - Trajanje intervjua
  526. Razmislite o vremenu osobe sa kojom ćete
  527. razgovarati
  528. Maksimalno 90 minuta
  529. NIKAD ne prekoračujte planirano vrijeme
  530. Ako je moguće završite malo ranije
  531. Ako sugovornik produži vrijeme, ne gledajte
  532. nervozno na sat
  534. 48
  535. Vođenje intervjua
  536. a) Uvod, dajte opštu sliku
  537. b) Postavite predefinisano pitanje
  538. c) Pustite sugovornika da priča
  539. d) Postavljajte situaciona pitanja
  540. e) Lagano smirite diskusiju i napravite blagi prelaz
  541. na tačku b)
  542. f) Uđite u završna razmatranja i završite intervju
  544. 49
  545. Vođenje intervjua
  546. Ne postoji šablon
  547. Ne može se dati strukturiran pristup
  548. Mogu se dati samo savjeti
  550. 50
  551. Analiza rezultata
  552. Zapisnik intervjua
  553. ◼
  554. imena, datum i vrijeme
  555. ◼
  556. organizacijska pozicija osobe i profil
  557. ◼
  558. korištena predefinisana pitanja
  559. ◼
  560. zapisnik razgovora
  561. ◼
  562. analiza otkrivenih činjenica
  564. 51
  565. Konsenzus mišljenja i zahtjeva
  566. Upoređujte izjave
  567. Isti skup predefinisanih pitanja je veoma
  568. korisna alatka
  569. Razradite specifičnu metodologiju obrade
  570. rezultata intervjua
  572. 52
  573. Tehnike pronalaženja činjenica
  574. Pregled postojeće dokumentacije
  575. Observacija
  576. Upitnici
  577. Intervju
  578. JRP (Joint Requrements Planning)
  580. 53
  581. JRP, JOIN REQUIREMENTS
  582. PLANNING
  583. Grupno planiranje zahtjeva (JRP, Join
  584. Requirements Planning) se vrši u radionicama
  585. gdje se okupljaju vlasnici sistema, korisnici,
  586. analitičari te sistemski dizajneri i konstruktori i
  587. svi oni zajedno vrše sistemsku analizu.
  588. Grupno planiranje zahtjeva je dio metode zvane
  589. grupni aplikativni razvoj. (JAD, Joint
  590. Application Development)
  591. Grupno planiranje zahtjeva se obično koristi
  592. zajedno sa postupkom analize zasnovanom na
  593. modelima i tipično se ugrađuje u RAD
  594. metodologije.
  596. 54
  597. JRP, JOINT REQUIREMENTS PLANNING
  599. TEHNIKE PRIKUPLJANJA
  600. ČINJENICA
na vrh